La saisie des documents (devis, factures, etc ...) étant identique, elle ne sera documentée qu'ici. Les seules différences entre les différents documents étant le rappel d'un document à fin de transfert, par exemple un transfert de devis en commande ou la saisie des règlements différentes suivant les documents.
Cette section sera donc décomposée en 3 grandes parties :
En saisie du corps, il est également possible d'utiliser des codes spéciaux donnant accès à une série de fonctionnalités. Cliquer ici pour les connaître
En-tête
Il sera demandé dans tous les documents de saisir le code du client / fournisseur à traiter. Dans les deux cas, il sera possible de ne taper que les 3 premières lettres du code ou du nom, la recherche respectant la règle suivante :
Recherche si le code existe
Si oui, affichage de la fiche et passage en saisie du corps du document
Si non, affichage de la liste des clients / fournisseurs dont le code commence par la saisie effectuée
Si pas de résultat, recherche des clients / fournisseurs dont le nom commence par la saisie effectuée
Si un seul nom correspond, passage en saisie du corps du document
Si plusieurs résultats, affichage de la liste et sélectionner la fiche désirée
Si pas de résultat, proposition de créer une fiche si les droits d'accès le permettent
Dans le cas des documents clients, il est possible également de taper le début du numéro d'immatriculation d'un des véhicules du client recherché si la section gestion des véhicules est utilisée ou son numéro de téléphone
Dans tous les cas, après avoir sélectionné le client / fournisseur, il sera affiché si besoin les renseignements suivants :
Solde
Message d'alerte
Rappel qu'il existe une commande en saisie de livraison ou de facture s'il y a lieu
Rappel qu'il existe une livraison en saisie de facture s'il y a lieu
Rappel qu'il existe une demande d'intervention dans tous les documents
Il est possible de saisir dans les documents 2 grands types de données :
Des articles
Du texte
Pour la saisie de texte, ne pas taper de référence, taper juste
. Saisir le texte au "kilomètre", la césure sera faite automatiquement au moment de la validation de la saisie.
Pour la saisie des articles, la méthode de recherche sera la suivante :
Recherche de la référence saisie en tant que Gencod
Si n'existe pas, recherche en tant que référence principale
Si n'existe pas, recherche dans les équivalences fournisseurs
Si n'existe pas, recherche si des articles possèdent la saisie comme début de référence
Si résultat, affichage de la liste et sélection de l'article recherché
Si pas de résultat, recherche si des articles possèdent la saisie comme début de libellé
Si résultat, affichage de la liste et sélection de l'article recherché
Si pas de résultat, recherche dans les équivalences clients
Si pas de résultat, recherche dans les fichiers articles importés
Si pas de résultat, affichage de la liste des familles en prenant la saisie comme famille recherchée
Si pas de résultat, proposition de création de l'article si autorisé dans les droits d'accès
Les articles pouvant être de plusieurs types, ce dernier sera recherché automatiquement au moment de la saisie, il peut être des types suivants :
U ou rien : Article unitaire
N : Nomenclature
E : Ensemble
V ou M : Matériel
C : Fiche catalogue
Après que l'article ait été sélectionné, il sera demandé de saisir sa quantité, son tarif et toutes les informations nécessaires à la saisie. L'écran de saisie étant paramétrable par document et par utilisateur, il ne sera expliqué ici que les fonctions de base. Le tarif affiché sera calculé automatiquement en fonction du paramétrage du logiciel. En effet, plusieurs méthodes de calcul étant possibles, il sera expliqué ici que les touches de fonction accessibles en saisie.
Calcul du TTC en fonction du HT saisi
Calcul du HT en fonction du TTC saisi
Saisie des taux de remise
Prise en compte du total TTC comme prix unitaire TTC et multiplication de prix par la quantité pour recalculer le nouveau total TTC et le prix unitaire HT en fonction
Calcul remise automatique en fonction du dernier sous-total. Dans le cas où il n'y a pas de sous-total, il sera pris le total général
Echange de l'article en cours. Il devra être appelé cette fonction deux fois, la première pour l'article à échanger, la deuxième pour l'article de remplacement. Cette fonction permet de gérer les échanges au niveau analytique
Changement de tarif
Remise à zéro du prix
Saisie de numéro de série. Il peut y avoir plusieurs numéros de série affectés à une même référence. Il sera demandé dans ce cas autant de numéros de série que la quantité saisie
Saisie d'une réservation à une date donnée
D'autres fonctionnalités sont accessibles en passant par le menu (touche
)
Après avoir entrer un produit ou un texte, un large choix de fonctionnalités sont accessibles par le biais des menus déroulants. Ces dernières sont décomposées en 7 menus :
Nous allons détailler maintenant chacun de ces menus
Menu Commande :
Validation du document
Gestion des articles
Saisie des messages divers. Cet écran est entièrement paramétrable et permet de saisir des informations spécifiques telles que , par exemple, un message à faire apparaître sur les documents
Suppression du document courant (si les droits d'accès le permette)
Les autres options ne sont pas commentées ici car très peu utilisées. Pour tout information complémentaire, nous faire parvenir un mail avec les sujets sur lesquels vous désirez avoir plus d'informations ou allez dans le forum afin de déposer votre question et attendre la réponse d'un autre utilisateur
Les options de ce menu apparaîtront en fonction des paramétrages du logiciel. Il n'est pas utile par exemple de faire apparaître les listes de véhicules si leur gestion n'est pas activée
Listes articles
tri par référence
tri alphabétique
tri par fournisseur et après sélection d'un fournisseur, affichage des produits de celui-ci
tri par famille et après sélection d'une famille, affichage des produits de celle-ci
Liste des articles réservés par des clients
Liste des équivalences fournisseurs de l'article courant
tri par casier de rangement
Liste des articles du client à tarif spécial
Liste des articles triée par marque si ce type d'index a été exploité
Réservations de l'article courant
Liste des articles barême triée par code
Liste des articles barême triée par désignation
Listes ensembles
tri par référence
tri alphabétique
tri par famille
Listes nomenclatures
tri par référence
tri alphabétique
Liste des articles en commande fournisseur (gestion des contremarques)
Liste des articles en attente de livraison client (gestion des contremarques)
Insertion d'une ligne vide avant la ligne courante
Effacement de la ligne courante
Effacement de la ligne vide courante. Les lignes suivantes sont remontées automatiquement
Purge des lignes sans référence (toutes les lignes ne contenant que du texte ou les lignes vides)
Se positionne sur l'article suivant. Si du texte se trouve avant, il sera ignoré
Recherche d'un article par une partie de libellé dans le corps du document
Effacement d'un ensemble de lignes. Remonte les lignes suivantes après leur effacement
Déplacement d'un ensemble de lignes. Cela permet de restructurer le contenu d'un document
Insertion d'un saut de page. Il est possible également de saisir directement en texte le mot SAUT DE PAGE
Tri des lignes par désignation ou par référence. Dans le cas où la même référence est utlisée plusieurs fois dans le corps d'un document, ces lignes seront centralisées en cumulant les quantités. Cette option est particulièrement utile après saisie de facture ou de livraison fournisseur afin de préparer le rangement des produits
Insertion d'un sous-total. S'il en existe déjà, calcule le sous-total en tenant compte des articles se trouvant après le dernier sous-total
Recalcul des sous-totaux. Normalement, cette fonction est inutile car ils sont calculés en temps réel, mais peut être utilisée après l'importation de données externes
Application d'un prix arrondi sur un sous-total. Après la saisie de l'arrondi, tous les articles entrant dans le calcul du sous-total seront recalculés et la différence, s'il y a lieu, sera appliquée à l'article le plus cher
Application d'un prix arrondi sur le total. Après la saisie de l'arrondi, tous les articles seront recalculés et la différence, s'il y a lieu, sera appliquée à l'article le plus cher
Changement de taux de TVA. Fonction utilisée dans le cas d'une facture à l'export
Réactualisation des prix en fonction du tarif actuel. A utiliser lors du transfert d'un devis en facturation après le délai de validité du devis
Application d'un taux de remise à tout le corps. Ce taux se rajoutera aux taux des produits du documents
Changement de tarif
Gestion des clients ou des fournisseurs. Permet de créer, interroger, ou de faire tout traitement sur ces fichiers ou de changer le client/fournisseur du document courant. Dans ce cas, il sera affecté automatiquement les tarifs et remises du nouveau client/fournisseur sélectionné
Facturation client par application du prix d'achat plus d'un coefficient. A utiliser dans le cas de facture de rétrocession
Totaux par taux de TVA
Totaux par devise. Affichage du montant de la facture par taux de devise
Encadrement de la désignation. Applique un cadre autour de la désignation courante et centrage de cette dernière. Cette option rajoute 2 lignes au corps du document
Encadrement de plusieurs lignes. Cette option permet de choisir le type de cadre
Effacement d'un cadre. Cette option supprime le cadre des lignes sélectionnées, mais ne supprime pas le centrage de la désignation
Carte de fidélité. Utilise le code paramétré dans les paramètres généraux et applique le taux de remise sur l'article le plus cher et associe le montant calculé à la ligne courante
Coefficient sur les quantités ou les prix d'un ensemble d'articles. Option utilisée pour modifier les tarifs appliqués directement sans associé de taux de remise aux produits. Cela est utile par exemple pour préparer une configuration associant plusieurs produits et multiplier cette configuration par un coefficient sur les quantités
Montant de la caisse instantané. Donne le montant par type de règlement se trouvant dans la caisse pour l'utilisateur courant.à la condition qu'il est été paramétré comme caissier dans les droits d'accès. Attention, après cet affichage, le logiciel sera arrêté.