Les données de cet écran seront récupérées dans les éditions et les écrans principaux. Attention toutefois à ne modifier le répertoire de la société que si vous déplacez effectivement ensuite ce dernier. Faute de quoi, le logiciel ne s'exécutera plus car ne trouvera pas la société. Dans ce cas, vous devrez nous contacter après avoir installé VNC ou PC Anywhere afin que nous intervenions pour les serveurs non reliés directement au NET
Coefficients globaux :
Ces pourcentages ou montants seront ajoutés en fin de factures ou tickets de caisse uniquement. Ils peuvent être utilisés pour ajouter par exemple des frais de facturation automatique.
Les cumuls quantités permettent d'ajouter en pied de facture un pourcentage du cumul quantité converti en Euro.
Exemple :
Total HT Facture : 10 000 €
Total quantité : 15 (cumul 1)
Taux à appliquer : 5 %
Montant ajouté : 0,75 €
Nouveau total facture : 10 000,75 €
Ces cumuls ne sont appliqués qu'aux articles finis et non aux détails des articles d'un ensemble
Paramétrage ticket de caisse:
Les commandes à envoyer pour ouvrir un tiroir caisse sont à données en numérique. Elles correspondent aux codes ASCII de la documentation de l'imprimante sur laquelle est branché le tiroir. Le code 28 est par exemple valide pour les imprimantes type STAR TSP700
L'imprimante par défaut sera celle utilisée en création de fiche caissier dans la gestion des vendeurs
L'utilisateur par défaut sera obligatoire un vendeur
La suppression des affichages accélère les enregistrements des tickets de caisse. La vitesse étant prioritaire dans cette activité
Caisses autonomes : Répondre OUI dans le cas d'une installation de ce type. Elle sera réservée aux supérettes et en règle générale aux magasins ayant plusieurs caisses. Le mode autonome permet de sécuriser le site. En effet, en cas de "plantage" du serveur ou de la coupure d'un cable réseau (souris par exemple), les caisses peuvent tout de même fonctionner. Cela permet également d'avoir des postes préparés en secours en cas de besoin. Le délai de dépannage d'un poste caisse ne devant jamais excéder 5 minutes pour éviter de perdre des clients
Les renseignements suivants seront configurés par le revendeur ou le responsable réseau du site après formation
Paramétrage lettres de relance:
Le fonctionnement des lettres de relance peut être entièrement automatisé. Chaque lettre étant générée après le délai indiqué ici pour la lettre précédente. Le déclenchement de la première lettre étant fait par le dépassement de l'échéance de paiement d'une facture. Les textes des lettres seront dessinés en gestion de textes. L'édition des lettres se trouve dans le menu Editions personnes physiques. Vu l'automatisation, il est possible de demander l'édition des lettres de relance tous les jours. Un SEUL courrier étant généré par client et non par facture due. En effet, si une facture dépasse le délai prévu, toutes les factures dues seront rappelées sur le courrier. Après génération des lettres, l'arrêt des relances et sa reprise au niveau UN sera effectué lors d'un paiement client ou la suppression des lettres dans une fiche client.
Modules spécifiques :
Ces modules ne sont à activer qu'en cas de besoin. Leur activation entrainera le rajout automatique des fonctionnalités correspondantes dans les menus
Gestion des véhicules / matériels : Gère des parcs de véhicules à la vente, la location ou l'utilisation interne
Gestion des ensembles : Permet de créer des ensembles (produits finis fabriqués à partir d'articles ou d'ensembles avec une arborescence de 100 niveaux)
Gestion des niveaux : Il est possible d'associer les lignes des documents (devis, factures, etc) à des niveaux afin de générer des factures par niveau ou de regrouper les produits au moment du transfert des bons de livraisons en facturation. Les niveaux peuvent correspondre par exemple à des corps d'états ou des activités. Très utiles pour les utilisateurs d'AURELIE dans le monde du batiment ou des chantiers navals pour centraliser la main d'oeuvre ou les travaux électriques par exemples.
Gestion prêt-à-porter : Ajoute les fonctions de saisie par taille et par couleur. Permet également de gérer les stocks de vêtement par référence de base. Il peut être gérer jusqu'à 15 tailles pour 20 modèles pour une référence de base
Gestion des postes : Permet d'associer les lignes des documents à des numéros de postes. Utilisé par exemple chez les cuisinistes qui émettent des devis par rapport à des numéros de postes mentionnés sur les plans de fabrication
Gestion des planning véhicules : A n'activer que pour les loueurs de véhicules. La méthologie de facturation développée est celle de la société THRIFTY de Saint Martin aux Antilles
Gestion des parrainages : Un parrain est un client amenant un autre client. Le logiciel permet d'associer des points à chaque article et de calculer les points gagner par parrain amenant un ou plusieurs clients. Il n'y a aucune limite dans le nombre de niveaux, il est donc géré la notion de parrain/filleuls. A l'activation de cette option, les menus seront automatiquement adaptés dans le fichier clients, et autres menus adéquats
Insertion factures fournisseurs dans les documents : Permet de transférer une facture fournisseur directement en facture client afin d'éviter une resaissie lorsque qu'une commande fournisseur a été faite spécifiquement pour un client donné
Insertion commandes en fiche de travail : Idem à ci-dessus
Insertion contrôle location dans les documents clients : Permet de checker automatiquement en facturation si un client a des produits en cours de location et aurait "oublié" de les ramener.
Paramétrage messages divers :
Ces variables sont utilisées dans les documents exclusivement. Ce module permet de les initialiser avant de leur appel dans les documents. Des exemples sont donnés dans la copie d'écran ci-dessus
Zones divers :
Ces messages seront récupérés dans les applications correspondantes. Les temps passés pour la gestion des salariés et les messages divers alimentent la variable tableau mes_dev$
Compteurs de créations de fiches :
Ces compteurs permettent la création de ces fichiers en multi-postes sans risque de doublon. La longueur indique sur combien de caractères sera stocké le compteur. Il sera complété par des zéros. Le préfixe sera utilisé seulement en cas de génération automatique du code. Ce dernier correspond au nombre de caractères du nom pris pour le début du code.
Libellés des niveaux de recherche par marque :
Ces libellés sont utilisés dans la recherche des articles par marque. A chaque niveau sera associé une variable qui sera alimentée à la sélection de l'article dans la recherche. Ces index seront générés à la création des articles si besoin. Il peut y avoir plusieurs index pointant sur le même article. Dans le cas où vous désirez ajouter un index à un article, la base de données associée se trouve dans le menu Articles et attenants.
Coefficients entre prix de revient et tarifs clients HT :
Si ces coefficients sont saisis, ils seront appliqués systématiquement à l'appel des articles dans les documents clients. Dans le cas d'utilisation dans des listes, les variables contenant ces différents coefficients sont les suivantes : coef_tarif_article(1 à 9)
Variables à contrôler à la création des clients :
Il faut indiquer les tests à effectuer pour qu'une fiche client soit créée.
Par exemple :
Variable : tel_cli$
Condition : <>""
Message : Veuillez saisir le numéro de téléphone
Variables à contrôler à la création des articles :
Il faut indiquer les tests à effectuer pour qu'une fiche article soit créée.
Par exemple :
Variable : tau_art
Condition : <>0
Message : Veuillez saisir le code TVA
Variables à contrôler à la création des véhicules//matériels :
Il faut indiquer les tests à effectuer pour qu'une fiche véhicule soit créée.
Par exemple :
Variable : pcl_veh$
Condition : <>""
Message : Veuillez saisir la position du véhicule
Masques pour messages divers :
Les écrans devront être dessinés dans la gestion des textes et affectés au groupe de textes SAISIE. S'il existe un paramétrage ici, il sera prioritaire sur l'écran par défaut
Paramètres généraux :
Les couleurs de saisie sont à donner en décimal. Il est possible de sélectionner les couleurs via une touche de fonction
Lecteur de disquettes : Unité utilisée pour les sauvegardes internes au logiciel
Taille disquettes en Ko : Valeur permettant le calcul du nombre de disquettes pour la sauvegarde
Mot de passe d'entrée du logiciel : Si un mot de passe est saisi, il sera demandé au lancement du logiciel
Gestion garage : Si activé, les menus seront affectés aux véhicules, sinon, il sera affiché les menus Matériel à la place.
Si oui, compteur commande client : Numéro de souche utilisée pour les ordres de réparation
Temps de stockage des fichiers temporaires : Le logiciel générant des fichiers temporaires, cette durée permet de les effacer automatiquement. Si vous saisissez des factures fournisseurs sur une journée pendant que vous gérez votre entreprise, mettez une durée correspondant votre durée de travail, par exemple 8 heures
Contrôle du nombre d'utilisations du logiciel : Permet d'imposer d'effectuer des sauvegardes internes au logiciel
Nombre d'utilisations avant sauvegarde : Compteur utilisé pour la question précédente
Emission d'un BIP à la saisie des messages : Si vous ne désirez pas avoir de bip associé à chaque boite, répondre Non
Gestion multi-lingues : Permet d'associer jusqu'à 9 langues à chaque article et de sélectionner la langue dans les documents
Affichage des écrans d'attente avec temporisation : Si OUI, affichage de l'heure pendant les traitements, si NON, affichage du message de l'action générée. L'affichage de la temporisation accélérant les traitements.
Librairie externe : Le logiciel permettant de créer des routines spécifiques externes en utilisant un éditeur texte comme le bloc notes, indiquer ici le chemin de cette librairie. Une aide spécifique est à consulter pour la partie développement. Dans tous les cas, elle ne sera utilisée que par les développeurs ou les clients ayant de bonnes bases en Langage BASIC
Toutes les librairies sont soumises aux mêmes règles que ci-dessus
Répertoire temporaire : Vous pouvez stocker les fichiers temporaires du logiciel où vous le voulez, mais il est conseillé de ne pas le changer.
Répertoire de transfert : Utilisé pour les transferts de fichiers entre sociétés. Utilisé très rarement étant donné qu'il est possible d'avoir des terminaux déportés en temps réel via le NET
Nombre de lignes successives : Le corps des documents pouvant avoir jusqu'à 1000 lignes de saisie suivant les paramétrages, il est inutile de consulter la totalité de ces derniers pendant les calculs. Toutefois, comme il est possible d'insérer des lignes vides, il faudra indiquer ici le nombre de lignes vides maximal que vous comptez avoir pour "aérer" vos documents afin de ne pas arrêter la lecture d'un corps de facture par erreur et donc avoir des erreurs de calculs.
Génération des niveaux : Activation possible si module indiqué dans la page des modules spécifiques
Génération d'un fichier de transactions : Cette option permet de créer un fichier de "log" stockant tous les accès des utilisateurs avec la date, l'heure, le poste, le module utilisés afin de savoir qui est allé où en cas de problème. L'emplacement de ce fichier ne sera donné qu'à la personne responsable du site par mail sur demande
Listes :
Les listes écrans étant entièrement paramétrables, donner ici les renseignements principaux pour les positionner. L'option Listes non graphiques sera retiré sous peu, ne pas en tenir compte. L'option filtrage sera accessible par la touche F lors de l'affichage des listes. Elle permet de filtrer la liste courante en tapant une partie de mot, pas forcément le début, du champ principal, par exemple le nom dans la liste clients triée alphabétiquement.
Paramétrages fichiers :
Confirmation des créations et modifications de fiches : Affiche une boite de dialogue confirmant ces actions. Ne pas l'activer accélère les saisies
Conversion automatique des numéros de téléphone : Calcule le préfixe des numéros de téléphone en fonction du département saisi. Ne fonctionne pas pour les portables. Pour utiliser cette conversion, ne saisir que les 8 chiffres pour les numéros Métropole et les 6 pour les Antilles. Sinon, dans tous les autres cas, quelle que soit la saisie, les numéros seront redécoupés par paire de chiffres et séparés par des points. Dans le cas de l'option fax, les numéros seront automatiquement "nettoyés" afin de ne garder que les chiffres le temps de la composition du numéro. Si vous désirez pouvoir mettre un nom de responsable ou un numéro de poste dans les champs téléphones, ne pas activer la conversion, sinon, ils seront automatiquement supprimés.
Interdiction de créer des fiches sur plusieurs postes simultanément : Action à activer seulement si vous pensez avoir des risques d'homonymie. En règle générale, option non activée. Toutefois, si elle est activée, un "drapeau" est mis au début de la création d'une fiche et supprimé en validant la création ou en abandonnant la saisie. Si le logiciel est arrêté brutalement (croix de fermeture de la fenêtre par exemple) ou coupure de courant, ce drapeau ne sera pas retiré. Il faudra donc aller dans les utilitaires afin de supprimer le verrou. Il est inutile de demander à tous les utilisateurs d'arrêter de travailler pour cette opération contrairement à tous les "majors" que nous ne citerons pas
Mise à blanc des écrans en saisie de fichiers : Si vous vous trouvez sur une fiche client en gestion de fichiers et que vous allez dans la même session dans le module facture, ce dernier sera automatiquement récupéré. Mais si vous désirez ne pas exploiter cette possibilité et toujours avoir une facture "vierge", activez cette option.
Famille de vente par défaut : Famille de clients mise par défaut en création de fiche. Si vous désirez être obligé de la saisir systématiquement, mettez ce champ à blanc afin que la saisie de la famille soit obligatoire
Contrôle systématique des clés RIB : Le calcul de la clé RIB étant intégré dans le logiciel, cette option permet de vérifier si les RIB saisis sont justes. S'il y a une erreur de saisie, il sera affichée la clé RIB calculée en fonction de la saisie. Option OBLIGATOIRE dans le cas de l'utilisation des LCR magnétiques afin d'éviter le rejet par la banque réceptrice du fichier
Gestion des archives de factures/règlements : Option à n'activer que pour les sociétés générant plusieurs centaines de factures par jour afin de ne pas charger ces fichiers inutilement. L'archivage devant être effectué manuellement dans les utilitaires pour les périodes où TOUTES LES FACTURES SONT SOLDEES. Cette option est en général utilisée que dans les supérettes.
Paramétrages fichier articles :
Coefficients appliqués dans le recalcul des prix en fichier articles à la condition que le masque de saisie de la fiche article contienne la fonction suivante : calc_prix_article
Calcul de la marge sur
DPR = Dernier prix de revient
PRMP = Prix de Revient Moyen Pondéré
PRMP FiFo = PRMP en First In First Out (Premier entré, premier sorti)
Code taux de TVA en création d'article : Ce code pouvant être modifié au moment de la vente si besoin
Modification prix systématique dans articles composés : Lors de l'appel d'un ensemble composé de 1 à 15 articles unitaires, le tarif peut ou non être recalculé en fonction des derniers tarifs. Si vous utilisez des prix nets sur les produits assemblés (ensemble), répondre NON
Gestion d'un fichier articles supplémentaires : Le logiciel permet d'intégrer des tarifs provenant de vous fournisseurs et de générer un fichier par tarif. Lorsque ces derniers sont exploités, la saisie d'une référence entraine la recherche automatique dans ces tarifs si cette option est activée. Cela veut dire que vous pouvez intégrer des tarifs externes sans que la recherche ne soit effectuée systématiquement en création d'article, mais seulement sur demande
Nombre de décimales du prix unitaire : La loi française impose que tout produit à la vente ne peut avoir un tarif non payable. Ce qui veux dire que lorsque vous avez des boites de 1000 d'un produit à 1 €, il est interdit d'avoir un prix unitaire de 0,001 €, car non payable. Mais pour les utilisateurs qui ne veulent pas respecter cette loi, cette option est là pour cela. Nous ne couvrons ABSOLUMENT pas ce méthode, mais la mettons à disposition pour avoir les mêmes fonctionnalités que nos concurrents sur ce point.
Appel prioritaire du code barre en saisie application : Le code barre n'étant pas obligatoirement la référence d'un article, lors du passage en caisse, cette option permet de le rechercher en premier. Ne répondre NON que lorsque vous ne désirez pas un appel automatique des codes barres.
Calcul automatique des codes barre : Ce calcul est effectué à la validation de la création des articles / ensembles. Il est appliqué la norme EAN13 européenne
Si oui, calcul (en BASIC) : Si vous désirez utiliser une autre norme, il est possible d'appeler une fonction externe dont le nom sera donné ici, par exemple : ean8$ où ean8$ sera une fonction défini dans une librairie externe
Si pas de fonction, compteur : Si aucun calcul n'est défini, le code barre contiendra un compteur incrémenté à chaque création d'article
Demande des numéros de série dans les articles composés : Répondre OUI dans le cas d'une gestion de fabrication nécessitant le suivi des numéros de série des produits composant le produit fini, par exemple lors de la vente d'un ordinateur, chaque composant peut avoir un numéro de série différent du PC assemblé
Affichage du détail des articles composés pour modification : Dans le cas d'ensembles composés de 1 à 15 articles unitaires, il sera proposé automatiquement leur composition afin de la modifier au besoin dans les documents clients (devis, factures, etc) si c'est option est activée
Contrôle de validité des familles en création de fiches : Impose d'associer une famille valide à un article lors de sa création
Famille article par défaut : Ne pas renseigner ce champ si vous désirez que la liste des familles soit systématiquement demandée en création de fiche article
Délai de garantie par défaut : Permet de calculer la date de fin de garantie sur les articles ayant un numéro de série, par exemple les téléphones portables
Génération index : Permet d'alimenter la gestion de recherche multi-index commentée plus haut
Paramétrages stocks :
Mise à jour du stock en validation facture client : Certains clients ne voulant pas gérer leurs stocks, répondre Non dans ce cas
Mise à jour du stock en validation livraison client : Répondre NON seulement si vous désirez ne mettre à jour vos stocks qu'à la facturation, ce qui faussera vos stocks en temps réel, mais cette option existe car a été demandée
Si oui, édition du détail : Si vous répondez NON, il ne sera rappelé que 3 lignes pour chaque bon de livraison : La date et le numéro, le montant, une ligne vide de séparation.
Encadrement des numéros de BL : Permet de faire "ressortir" les numéros sur les factures. Ils seront encadrés et centrés
Suppression des lignes sans référence : Permet de "nettoyer" le corps des factures des commentaires ou des désignations longues des articles au moment du transfert. Etant donné qu'ils ont déjà été mentionnés sur les bons de livraisons, inutile de charger le corps des factures récapitulatives inutilement
Gestion du stock négatif sur les dépots : Permet de vendre avant d'avoir saisi les factures fournisseurs
Gestion d'un historique détaillé des mouvements de stock : Cette option permet d'interroger tout l'historique des mouvements de stock des articles sans limite de temps. Ce dernier est accessible dans le fichier articles, l'historique des factures standard étant limité aux 20 dernières factures. Comme il peut y avoir énormément de mouvements de stock, ne l'activer que si utilisée car elle peut être gourmande assez rapidement en espace disque.
Gestion d'un stock par client : Permet de connaître tous les mouvements de stock d'un client dans une liste sans avoir besoin d'effectuer de recherches
Gestion des reliquats : Supprime automatiquement les commandes et livraisons au moment de leurs transferts en facture. Si les commandes ou livraisons ne sont pas rappelées en facturation, le logiciel les analysera et les "nettoiera" automatiquement quand même.
Gestion du stock dans module avoirs : Si vous comptez n'utiliser les avoirs que d'une manière financière sans vouloir qu'ils recréditent les stocks, répondre NON
Mise à jour du stock en facturation fournisseur : Répondre OUI si vos factures fournisseurs saisies sont le reflet des factures réelles
Mise à jour du stock en livraison fournisseur : Répondre OUI si vos livraisons fournisseurs saisies sont le reflet des livraisons réelles. Un bon de livraison transféré en facture ne sera pas crédité deux fois
Gestion d'un stock d'ensembles : Répondre OUI seulement si vous n'utilisez pas les ensembles comme produits finis virtuels dont les stocks ne seront débités qu'au moment de la vente. Cette option permet de débiter les stocks des produits de base au moment de la génération des ensembles et le stock des ensembles au moment de la facturation
Contrôle de stock en saisie de corps d'applications : Indique au moment de l'appel des articles dans les factures si le stock passe en négatif
Autorisation de vente si stock négatif : Répondre NON seulement si vous voulez imposer la saisie des achats AVANT de pouvoir vendre les produits et donc d'avoir des stocks justes
Contrôle des réservations en saisie de corps d'applications : Indique à la saisie si un produit vendu est réservé par un ou plusieurs clients et donc de différencier les stocks physiques des stocks disponibles
Gestion de fabrication : Si OUI, génération d'un historique de fiches de fabrication générées à la saisie des commandes clients et consultables dans les fichiers articles et clients. Ces fiches intègrent la date de fin de garantie calculée par rapport au délai inclu dans chaque fiche
Si dimension 1 saisie, PV=PU x Qté : Permet de débiter les stocks avec application d'un coefficient sur certains produits, par exemple les cables. Si vous avez une perte à chaque découpe de 1%, la dimension 1 sera de 1,01, ceci afin d'avoir des stocks les plus justes possibles. Cela est vrai également pour la gestion des coupes dans les produits frais tels que la viande ou le fromage
Gestion des réservations, controle et cumuls : Utilisés dans les pressings pour gérer les quantités de vêtements à laver par machine
Gestion multi-dépôts : Répondre OUI si besoin
Dépôt principal : Code du dépôt où se trouvent les stocks de base avant transferts dans les magasins
Gestion du stock en bon de livraisons clients : Répondre NON si vous désirez ne débiter les stocks qu'en facturation
Gestion du stock en bon de factures clients : Répondre NON si vous désirez ne débiter les stocks qu'en livraison
Gestion des matériels : idem aux deux questions précédentes
Franco de port :
Ces franco de port seront appliqués automatiquement si saisis dans les applications clients et seulement si la fiche client ne contient pas de contre indication
Editions :
Effacement de la fenêtre d'exécution après édition à l'écran : Répondre OUI ne permettra pas de consulter directement une édition écran, il est donc déconseillé de valider cette option
Valeur de la temporisation : Cette valeur est à donner en secondes. Elle n'est à utiliser que sur certaines imprimantes ayant des problèmes de "bourrage" lorsque l'on imprime trop vite
Demande systématique des pages à imprimer : La réponse NON empêchera entre autre d'envoyer des emails, il est donc déconseillé d'activer cette option, même si elle supprime une question lors des éditions
Confirmation de l'impression : Demande la confirmation avant d'imprimer, donc ajoute une étape. Pour les utilisateurs désirant tout confirmer
Exemplaires :
Ces exemplaires seront ceux utilisés par défaut dans les éditions, sauf si d'autres valeurs sont indiquées dans les modules clients, types de règlements, etc en ce qui concernent les factures
Borne interactive :
Cette option permet de définir les devises affichées sur les bornes interactives. Ces bornes fonctionnant de la même manière que celles des supermarchés. La seule manière de demander un tarif étant de passer le code barre du produit devant le lecteur intégré de la borne. Vous pouvez utiliser vos anciens PCs comme bornes interactives plutot que de les jeter si vous avez une boutique par exemple ou une supérette
Etiquettes articles :
Ces paramètres seront utilisés dans le module éditions articles
Etiquettes personnes physiques :
Ces paramètres seront utilisés dans les éditions clients, prospects, fournisseurs, etc .. Il sera demandé à ce moment là le paramétrage parmi les 10 configurables à utiliser
Etiquettes articles et clients :
Ces étiquettes seront utilisées à la fin de la saisie des documents correspondants. Les étiquettes clients servent aux fiches d'expédition par exemple et celles des articles, ensembles et véhicules seront éditées pour chaque fiche correspondante en fonction des quantités saisies.
Les autres renseignements ne sont à renseigner que pour les clients utilisant les lecteurs codes barres portables FORMULA de la société JAM. Cette partie sera prochainement complètement retraitée pour fonctionner avec n'importe quel lecteur
Numéros divers :
Cet écran donne la liste des derniers numéros utilisés. La touche
permet de récupérer les derniers numéros utilisés dans le cas où vous auriez eu un problème de numérotation ou une numérotation ponctuellement manuelle.
Numérotation :
La numérotation de ces modules peut être soit manuelle, en général à n'utiliser qu'en monoposte, soit automatique. La recherche des derniers numéros étant à désactiver lorsque vous utilisez la gestion des bons de livraisons. En effet, dans ce cas précis, le logiciel recherchant le dernier numéro utilisé, à chaque fois que le dernier bon de livraison a été transféré en facture, il sera effacé et donc libèrera son numéro. Cela peut être un problème dans certaines entreprises bien que les numéros de bons de livraisons ne sont jamais utilisés en comptabilité.
Entête page 1 :
Interdiction de modifier la date dans les applications : Empêche d'anti-dater les documents
Mise à jour de la date système : Lorsque les PCs ne sont jamais éteints et que vous laissez l'écran de facture ouvert d'un jour sur l'autre, cette option évite de facturer à la mauvaise date. La date système étant celle du serveur et non du terminal.
Mise à blanc des codes en applications : "perd" le code client ou le code fournisseur en entrant dans les applications correspondantes. Il est conseillé de répondre NON pour pouvoir par exemple consulter une fiche client en gestion des clients et l'avoir directement en facture après être sorti du module gestion des clients et être allé en facturation
Récupération systématique du vendeur : Cette option récupère le vendeur associé au client. Ne répondre OUI que si vous désirez fidéliser les clients par rapport à vos vendeurs. Dans ce cas, même si le vendeur B effectue la vente à un client affecté au vendeur A, la vente sera affectée au vendeur A
Vendeur par défaut : Vendeur mis par défaut en création de client et dans le choix du vendeur dans les applications clients
Contrôle de l'encours client : Empêche de vendre plus que prévu à un client en compte. Ne répondre NON que si vous ne saisissez pas les règlements clients dans le logiciel ou que vous ne désirez pas être alerté quand un client vous doit de l'argent en facturation !!!
Contrôle de l'encours fournisseur : Ne répondre NON que si vous ne saisissez pas les règlements fournisseurs
Contrôle des historiques en facturation : Affiche une boite de dialogue si le client a en encours un bon de commande/livraison/fiche d'intervention. Très utile pour éviter d'oublier de facturer un bon de livraison
Saisie/Modification adresse : Ne répondre OUI que si vous avez besoin de modifier les adresses de vos clients le temps de la saisie des applications
Association d'un fournisseur aux applications clients : N'est à utiliser que si vous êtes un VRP qui facture pour le compte de fournisseurs. Cette option permettant d'associer chaque facture à un fournisseur et donc de connaître son chiffre d'affaire directement
Numéro adresse proposée : Les fiches clients/fournisseurs ayant 3 adresses, il est possible d'en affecter une par défaut aux documents, par exemple l'adresse 1 peut être l'adresse de facturation et l'adresse 2 celle de livraison
En cas de facturation automatique, code texte : La facturation automatique récupère tous les bons de livraisons en fin de mois afin de générer une facture par client. Ce code texte est pour sélectionner la présentation pour ces factures qui peut être différente des factures comptant.
Entête page 2 :
Le logiciel permet d'avoir jusqu'à 18 souches de facturation distinctes. Cet écran permet de décider ou pas si vous désirez utiliser cette possibilité. Une fois répondu OUI, il est déconseillé de revenir en arrière faute de ne plus visualiser directement les factures émises dans les souches autres que la ZERO (par défaut). Dans le cas d'utilisation de cette possibilité, il est demandé de définir les souches spécialisées à certaines actions telles que les garanties. Si certaines de ces options ne sont pas exploitées, il est possible de les affecter toutes à la même souche, en général la plus haute (souche 17)
L'affectation des masques d'éditions par souche permet d'avoir des "dessins" de factures différents par souche. Dans ce cas, il sera OBLIGATOIRE de créer autant de modèles de documents que de souches utilisées. Si le même dessin de facture est utilisé dans plusieurs souches, il devra être dupliqué en conséquence sous autant de codes différents.
Corps page 1 :
Autorisation de pouvoir modifier les libellés : Option utilisée seulement si aucun texte n'est associé à la saisie des produits dans les documents
Affichage du TTC : Ne répondre NON que pour les sociétés ne traitant que des entreprises ne se préoccupant que des montants HT
Cadres centrés : Si NON, les encadrements seront cadrés à gauche
Insertion automatique d'un sous-total : Si OUI, à chaque fois que vous insérerez un cadre, un sous-total sera inséré juste avant. En général, un encadrement correspondant à un titre, cette option peut faire gagner du temps et rendre la lecture des documents plus claire.
Insertion d'un saut de ligne automatique avant les sous-totaux : Option améliorant la lecture des documents
Forçage calcul du prix unitaire HT : Si NON, ce sera le prix TTC qui primera, mais il sera possible de saisir le HT ou le TTC, le deuxième étant calculé en fonction du premier. Ne répondre NON que si vous avez des tarifs TTC nets dont le HT plus la TVA ne donnent pas des montants corrects
Forçage arrondi TTC à 2 décimales : La loi Française impose que tout prix affiché doit pouvoir être payé. Il est donc vivement déconseillé de donner la possibilité d'avoir 3 décimales. Dans ce cas, nous ne sommes pas responsables des erreurs de calculs ou des contrôles fiscaux que vous pourrez subir
Demandes systématiques : Ces différentes options permettent d'activer ou non des écrans ou des listes en saisie de documents
Possibilité de récupérer une facture fournisseur en applications clients : Si OUI, il sera possible d'insérer une ou plusieurs factures fournisseurs directement dans le corps des documents clients. Particulièrement utilement pour les Sociétés gérant les contremarques comme les cuisinistes par exemple
Demande systématique du tarif : Les clients ont un tarif par défaut qui sera appelé en facturation. Cette option permet de demander systématiquement le tarif appliqué à chaque facture. A n'utiliser en général que si vous ne gérez pas les fiches clients et que vous facturez systématiquement à des clients divers mais en désirant exploiter la gestion des tarifs, par exemple tarif 1 = tarif particulier et tarif 2 = tarif professionnel
Corps page 2 :
Validation par
en norme Memsoft : Cette option impose que chaque article vendu ait un prix d'achat afin de pouvoir calculer les marges par produit. Si NON, aucun contrôle sur les prix d'achat ne sera effectué en saisie de document client
Mise à blanc du libellé : Si OUI, quand une même référence est appelée sur plusieurs lignes successives, seule la première contiendra le libellé, les autres seront vides. Ceci afin d'améliorer la clarté. En général, cela est utilisé dans les magasins de bricolage par exemple où plusieurs références peuvent avoir le même libellé
Saisie obligatoire du montant remisé TTC : Cette option permet d'arrondir le montant total TTC des documents. Si vous ne voulez pas arrondir ce montant, répondre NON
Nombre de lignes vides à insérer : Pour les sociétés ne facturant que peu de produits par facture, cette option permet "d'aérer" automatiquement le corps des factures
Utilisation du libellé libre en saisie de corps comme compteur : Option utilisée chez les cuisinistes par exemple qui affectent des numéros de poste par article facturé pour gérer le montage et la livraison chez le client final. Les lignes ne contenant que du texte ne seront pas incrémentées
Insertion données venant de micro-fiches sur CD : Option spécialisée pour les données du logiciel ETK
Contrôle des prix d'achat : Idem à l'option 1 mais l'obligation de valider les lignes par une touche de fonction
Affichage de la colonne remise : N'afficher cette colonne que si besoin car elle diminue d'autant la visualisation des désignations
Recherche d'un tarif valorisé : Dans le cas de l'utilisation des différents tarifs, si cette option est activée, dans le cas où un article ne possède pas de prix dans le tarif du client, le logiciel recherchera dans tous les tarifs un prix. Par exemple, un client peut être affecté au tarif 3 et l'article appelé n'a que le tarif 1 de saisi. Dans ce cas, ce tarif sera appliqué. Si l'option n'est pas activée, le produit sera vendu à un prix de 0 !!!
Corps page 3 :
Variable composant la désignation : Il est possible ici d'indiquer ce que contiendra la désignation en cours de saisie de document. Ceci en langage BASIC. En voici quelques exemples :
des_art$ : désignation article ligne 1
des_art$+" T "+div_art$(51)+" "C "+div_art$(52) : Désignation suivi de la taille et de la couleur
Arrondis : Par défaut 2, il est VIVEMENT déconseillé de modifier cette valeur. La raison en est expliquée plus haut
Impossibilité de supprimer des lignes en tickets de caisse : Répondre OUI lorsque la ou les caisses sont gérées par des employé(e)s et que vous désirez contrôler les erreurs de saisie et les empêcher "d'offrir" un caddy à un ami en abandonnant le ticket après avoir saisi des articles. Si cette option est activée, pour annuler un ticket en cours de saisie, la seule solution est de taper *A comme référence, ce qui aura pour effet de mettre à 0 toutes les quantités des produits du ticket et donc de valider un ticket d'un montant nul. Ces tickets étant facilement répérables par la suite et cela par utilisateur afin de lui demander des explications.
Passage des libellés en majuscules : Uniformise l'affichage des libellés sans se préoccuper de savoir s'ils sont saisis en minuscules ou majuscules
Association des libellés libres : Cette option permet d'effectuer un chainage avec certains enregistrement du fichier divers. Le libellé libre devra contenir la clé 2 du fichier divers et les renseignements de cette fiche pourront être récupérés au moment de l'édition des documents. Par exemple des libellés types
Désignations : Fonctionnement identique au champ précédent
Calcul du coefficient d'approche : Cette option permet de calculer un prix de revient provisoire lors de la saisie des factures fournisseurs avant de saisir les factures des transitaires et de calculer le vrai coefficient d'approche. Pour les personnes ne connaissant pas ce terme, un coefficient d'approche est un coefficient se rajoutant au prix d'achat HT incluant dans le prix de revient les frais de transports, taxes non récupérables et autres frais annexes lors des importations de produits.
Corps page 4 :
Justification automatique : Cette option effectue une césure automatique sur les libellés dépassant la longueur définie juste après
Longueur du libellé : En général, la valeur est de 40 mais peut être différente en fonction de votre fiche article
Interdiction de modifier les prix : Répondre OUI dans les boutiques imposant les prix affichés
Interdiction de saisir des valeurs négatives : Répondre OUI si la gestion des reprises est activée et que vous ne voulez pas pouvoir en effectuer en saisie de bon de livraison. Les factures rappelant les BL et les reprises effectuant la conversion automatiquement. Cela est utile si vos employés font régulièrement des erreurs de saisie lors des reprises, comme saisir un prix unitaire négatif pour une quantité positive, ce qui aura pour effet d'avoir un total financier juste mais des stocks faux. A n'activer qu'en dernier recours.
Calculs remises automatiques : Ne répondre OUI que lorsque vous avez des prix clés en main comme des motos ou des voitures, que vous modifiez le prix final manuellement et que vous désirez que le logiciel calcule la remise pour vous
Calcul remises cumulatives : Répondre OUI seulement si vous les gérez
Mise à blanc du champ quantité : Par défaut, il est mis la valeur 1, mais vous pouvez mettre 0 par cette option si vous désirez saisir SYSTEMATIQUEMENT les quantités
Calcul remises sur les prix unitaires HT : Si NON, elles seront appliquées sur les TTC, mais en général, le prix unitaire HT fait foix
Dans la souche reprise, mise du taux de TVA 0% automatique : Ne répondre OUI que si vous gérez les occasions et que vous n'utilisez les reprises QUE pour les rachats des produits à vos clients
Affectation d'un numéro de poste : Option utilisée exclusivement par les cuisinistes
Taux de remise pour carte de fidélité : Si pas saisi, la gestion des cartes de fidélité ne sera pas activée
Arrondi du montant : Permet d'avoir un montant net de remise ou pas
Article associé : Donner la référence associée à l'article récupérant les remises pour cartes de fidélité, en général appelée REMISE ou FIDELITE
Nombre d'articles pour remise : Lorsque ce nombre est atteint, il sera appliqué le pourcentage de remise noté ci-dessus sur l'article le plus cher et le montant calculé sera associé à la référence ci-dessus qui sera insérée automatiquement
Gestion des cartes de fidélité magnétiques : Si activée, cette option empêchera d'effectuer manuellement des remises et imposera la lecture d'un carte magnétique ou à puce au moment de l'appel du client en facturation. Nous contacter pour de plus amples informations sur les lecteurs de cartes et l'encodage de ces dernières qui sont entièrement pilotés par le logiciel via des matériels spécialisés
Corps page 5 :
Suppression des recalculs : Accélère la saisie des documents sur les PCs d'anciennes générations
Appel des libellés multi-lignes : Les articles pouvant avoir des libellés de 1 à 10 lignes, si vous utilisez les lignes 2 à 10 pour des informations internes et ne désirez pas les récupérer dans les documents, répondez NON à ces options
Suppression du recalcul pendant la mise des fichiers après modification : Cette option accélère la procédure mais il est conseillé de ne pas la désactiver
Affichage des références : Pratique pour contrôler mais diminue d'autant l'affichage des libellés. Conseillé seulement pour la section fournisseur à fins de contrôle de saisie
Recherche automatique : Automatise la méthode de recherche des articles en donnant la possibilité de saisir les informations connues du produit recherché. La désactivation d'une ou plusieurs de ces options entraînera l'obligation de sélectionner le type de recherche dans les menus contextuels comme chez nos concurrents, donc moins efficace.
Code client divers : Ce client est interdit d'utilisation dans les devis, bons de commandes et de livraisons
En cas de vente à montant nul, insertion automatique du mot offert : Option s'expliquant d'elle même
Contrôle des références doublons en cours de saisie : Affiche un message d'alerte quand cela arrive. A ne désactiver que si vous ne gérez pas vos stocks et utilisez des articles divers pour tout vendre !!!
Contrôle des lignes vides successives en cours de saisie : Affiche un message d'alerte si vous insérez plus de 5 lignes vides entre deux lignes dans un document. Cette option évite certaines "surprises" au moment des impressions. Se rappeler que pour effectuer un saut de page, il suffit de mettre SAUT DE PAGE comme libellé sur une ligne. Il est inutile de compter les lignes vides
Corps page 6 :
Ces paramètres sont à définir à la création de la Société et IL NE FAUT PLUS LES MODIFIER par la suite sous peine d'erreurs de calculs. Si vous ne gérez pas les ensembles, il est conseillé de mettre 1 dans le premier champ. Plus le nombre de lignes par facture sera important, plus la place occupée sur le disque sera importante, mais surtout les fichiers seront à compresser via les utilitaires plus souvent pour accélérer les recherches et limiter les risques de "plantage" de fichiers
Pieds :
Mise à jour des tarifs : Ne répondre OUI que dans les activités où le dernier prix facturé est le bon. En général, cette option n'est utilisée que dans les marchés de gros ou les criées
Génération automatique des fiches de garantie : Si OUI, à chaque validation de commandes clients, une fiche de garantie sera créée par article commandé. Cette option est à coupler avec la gestion de fabrication. Si vous gérez les numéros de série, cette option doit être désactivée, car devient inutile.
Mises à jour diverses : S'expliquent elles mêmes dans leurs libellés
Impossibilité de valider un ticket non soldé : Ne répondre OUI que pour les Sociétés ayant des caisses où les tickets ne peuvent être validés sans le règlement intégral du client. Cela n'empêche pas de faire des factures non soldées aux clients en compte. Cette option n'est valide QUE pour les tickets de caisse
Edition des chèques, CCP, traites : Répondre OUI seulement si vous avez une imprimante spécialisée configurée en conséquence
Caractère pour impression du @ : Ce symbôle étant utilisé depuis la création du logiciel en 1991 pour paramétrer les éditions des textes, à l'époque, Internet était à ses débuts, il faut utiliser un autre caractère pour les adresses emails sur le dessin des factures (en général l'adresse email de la Société mise dans l'entête). Il est conseillé d'utiliser le caractère µ (Mu) qui le remplacera. Par exemple, dans le dessin d'une facture, notre adresse email serait représentée comme suit : contact@µ@.aurelie.net
Général :
Effacements : Par défaut, le logiciel efface physiquement tous les documents transférés pour gagner de la place et ne pas rappeler deux fois un devis par erreur par exemple, mais vous pouvez répondre NON si vous désirez tout stocker, ce qui est TRES VIVEMENT déconseillé
Enregistrement avant édition : Ne répondre NON que pour les sites monopostes désirant imprimer les factures et les enregistrer ensuite, (ou pas). A vous d'en déduire la finalité
Demande de confirmation d'enregistrement : Répondre NON accélère la saisie, mais augmente le risque de valider une facture par erreur
Interdiction de modification des documents après enregistrement : Répondre OUI rend l'utilisation du logiciel identique à celles de nos concurrents ne donnant pas le droit à l'erreur, ce qui est un PLUS de notre logiciel
Gestion des reliquats automatique : Si OUI, même si vous ne rappelez pas un bon de commande ou de livraison en facture, le logiciel détectera qu'il existe et le supprimera automatiquement si les produits le composant sont facturés. Particulièrement utile lorsque vous créez plusieurs commandes pour un client de plusieurs produits chacunes et que vous facturez les produits au fur et à mesure de leurs arrivées. Cela évite des manipulations et des erreurs. Cas concret d'erreur : Un client passe une commande à un de vos vendeurs, revient quelques jours plus tard, voit un autre vendeur sans lui dire que sa pièce est en commande. Le logiciel la détectera et la supprimera automatiquement.
Récupération des retours en facturation : Option valide en facturation automatique.
Arrondi automatique en pied d'applications : Mettre 0 si vous désirez toujours avoir des factures arrondies au montant supérieur ou inférieur sans décimale. En général, il est conseillé de ne pas effectuer ce genre d'arrondi
Codes familles : Utilisés pour le calcul des coefficients d'approche
Orientation : Le montant total des documents est affiché en grand. L'écran pouvant être mis à plat sous une plaque de verre, l'affichage à l'envers permet au client de lire ce montant facilement. L'option miroir étant utilisée lorsqu'un miroir se trouve derrière la caisse
Affichage du montant permanent : Cet affichage permet de visualiser en grand le total des documents mais fait passer de 15 à 10 le nombre de lignes visibles en saisie. A ne désactiver que si vous n'avez pas de contact avec des clients finaux ayant besoin de voir le montant de leurs factures